Online booking
Jeg blev kontaktet af en kunde, der spurgte til online booking, og vi undersøgte derfor forskellige systemer.
Kunden skulle planlægge en stribe møder baseret på en firmaaftale, hvor der skulle afholdes mange individuelle møder over en given tid. Normalt ville man ringe til de enkelte personer, der skulle deltage og der aftale mødetiden. Dette arbejde tager lang tid, så derfor var ideen, at med et online bookingsystem kunne man lade de deltagende personer booke deres egen tid.
Vi opsatte en liste over krav og ønsker for funktionen:
| Muligt at kunne foretage online booking af møder. |
| En booking skulle kunne foretages af brugeren. |
| Aftaler skulle tilføjes min kundes Outlook-kalender automatisk. |
| Mulighed for at blokere tidspunkter (ferie, andre møde osv.). |
| Automatisk 2-vejs-opdatering mellem Outlook-kalender og booking. |
| Skulle være på dansk - specielt på mail og i sms-beskeder |
| Bruger skulle kunne aflyse eller ændre mødet direkte. |
| Det ville være godt, hvis det kunne integreres med website. |
Der var flere andre punkter, der dog ikke være helt så vigtige og som nok opstod under vores dialog om en løsning.
Udvælgelse
Vi undersøgte markedet efter bedste evner og fandt mange bookingsystemer, dog var der ofte forskellige begrænsninger, der gjorder, at vi ikke kunne bruge dem.
Vi endte med en liste på tre systemer, der umiddelbart kunne løfte opgaven, hvorefter vi testede dem alle for at sikre, at de kunne levere på de vigtigste punkter. Efter testen stod kun en løsning tilbage, som opfyldte alle ønsker, og som i øvrigt havde en glimrende support, hvilket kan være skønt at vide, skulle det blive nødvendigt på et tidspunkt.
Priserne var rimelig ens, og de havde alle en gratis-version, så vi kunne teste funktionaliteten af.
De tre systemer, der alle virker til at være ganske gode.
SuperSaaS.com
SuperSaaS har lavet en løsning, der fremstår enkelt og intuitivt for brugeren og kunden.
Løsningens design er måske en smule ældre, men værktøjerne fungerer godt og hele delen omkring opsætning er let at forstå og enkelt at gå til.
Desværre tilbyder de ikke integration til Hosted Exchange, som er den kalender, min kunde benytter.
Calendly.com
Calendly ser god ud. Mere moderne og frisk i sit design. Indstillingerne er enkle og man kan gøre meget for at tilpasse løsningen.
Et glimrende valg, men desværre findes den ikke på dansk. De tilbyder kun nogle få store sprog.
Bookafy.com
Bookafy er også i et moderne design og virker frisk og deres kommunikation er rimelig direkte.
Der er mange indstillinger og muligheder - opdelte i grupper baseret på om man bruger den gratis version, almindeligt abonnement eller deres Pro+ abonnement. Da vi ikke ønskede reklamer og havde brug for kalenderintegrationen, krævede det minimum det almindelige abonnement.
Systemet tilbydes på dansk og kan integreres til Hosted Exchange og opfyldte faktisk alle vores ønsker - sprog og integrationen var dog blevet vigtigste punkter, på dette tidspunkt.
Vores valg
Vi valgte Bookafy.com.
Da systemet var valgt, blev det opsat på hjemmesiden - både booking- og bekræftelsesside - så kunden kun har brug for bookingsystemets administration, når der skal opsættes en ny kalender.
Vi har i dag opsat 3 booking-kalendere på hjemmesiden - en offentlig, hvor alle kan booke et introduktionsmøde og et par, der er forbeholdt kunderne, som kan booke deres tider.
Alle aftaler oprettes automatisk i Outlook-kalenderen, systemet bekræfter mødet via mail og sms, sender påmindelse ud før mødet og giver mulighed for at aflyse eller ændre sin aftale online (vi bestemme, hvor sent en bruger kan ændre).
Uanset om du ønsker, at man skal kunne booke til online møder gennem Teams eller Zoom eller møder i din virksomhed, er det nemt at opsætte. Man kan opsætte muligheden som en del af sin egen hjemmeside eller man kan bruge de enkelte systemers personlige side, du får, når du har en konto.
Man kan også opsætte det til møder hos kunden, men der er ikke umiddelbart nogle begrænsninger, der kan sættes, der forhindre en i Esbjerg i at booke med et firma i København til et personligt møde - her mangler nogle indstillinger omkring transporttider eller begrænsninger i område - men man kan skrive dette i en tekst på kalenderen, så man kan tage et forbehold.
De havde også alle en funktion, hvor man f.eks. siger at møder tager 1 time, men man kan tilføje ekstra tid mellem møderne, så man ikke ender med at have møder lige op af hinanden. Vi valgte f.eks. at have 30 min. mellem hvert møde, så man kan få noteret aftaler eller kommentarer ned.
Med et booking-system skal du ikke bruge tid på at planlægge tider, men kan fokusere på at holde møderne.
Har du et behov og vil vide mere om mulighederne, er du meget velkommen til at skrive til mig på nu [at] creatic.design (nu[at]creatic[dot]design).