FAQ - krypteret mail
Hent mailprogram
Du kan bruge Psykologmail.dk på flere måder.
1: Log på din webmail her
2: Installer desktop-program
3: Installer Tutanota på din mobil og tablet
Du skal bruge din psykologmail.dk-mailadresse og adgangskode, når du logger på.
Modtager af en krypteret mail
God information til dine klienter om mulighederne som modtager af en krypteret mail fra dig.
Modtager du en krypteret mail, skal du åbne den gennem din browser. Du kan altså ikke bruge vores programmer, fordi det kræver en konto.
Åbn og læs en krypteret mail
Modtager du en besked om, at du har fået en krypteret mail, skal du klikke på linket i mailen og indtaste koden, som du har modtaget fra din psykolog.
Når du har gjort det, vil du have adgang til at læse indholdet.
Du vil også kunne se tidligere mail og svar.
Kan jeg besvare en krypteret mail
Ja.
Du kan besvare den krypterede mail, og dit svar vil også være krypteret - ingen andre end modtageren kan læse din mail eller vedhæftede filer.
Kan jeg se tidligere fremsendte mail
Ja.
Du kan altid gå til din krypterede mailboks og se alle tidligere mail. Du skal bruge linket i den sidste notifikation, du modtog fra din psykolog, for at få adgang.
Linket i forrige notifikationer bliver deaktiveret, når din psykolog sender en ny mail - du skal derfor altid bruge linket i den sidst modtagne notifikation.
Koden ændrer sig kun, hvis din psykolog ændrer denne.
Psykolog, der afsender mail
Krypteret eller ikke-krypteret
Du vælger selv, om dine mail som standard skal være krypterede eller ikke-krypterede.
Sætter du dine mail til standard at være krypterede, skal du klikke på et lille ikon i den konkrete mail, når du ønsker, de ikke skal være krypterede (eller omvendt). Som standard er vores system sat til at kryptere alle mail.
Indstilles ved at gå til Indstillinger > Email og klikke ud for ‘Confidential’.
Brug mail og kalender når offline
Som en ny funktion, kan du nu sætte dit mailprogram til at gemme en kopi af indholdet lokalt (fuldt krypteret selvfølgelig). Når funktionen er aktiveret, kan du altid åbne mailprogrammet og læse tidligere mail, se din kalender og kontakter og klargøre nye mail, som afsendes når du igen er online.
Indstilles ved at gå til Indstillinger > Skrivebord. Nederst finder du 'Offline opbevaring' - vælg 'Aktiveret'.
Skift sprog
Sproget er relevant i forhold til den mail, der sendes ud til modtageren, når du sender en krypteret mail.
Mailen er en standard, som beskriver, hvad modtageren skal gøre for at åbne og læse den krypterede mail.
Du kan under Indstillinger sætte dit standardsprog, så alle mail er født med dette sprog, så du kun behøver ændre det, når du sender til et andet sprog end normalt.
Når du opretter en ny mail, der skal krypteres, kan du vælge at skifte sproget for den mail.
Koden på en krypteret mail
For at bruge krypteringen skal du sætte en kode på mailen til en konkret kontakt.
Hvis du f.eks. sender en mail til Søren, som du ønsker, skal være krypteret, vil der være et felt til at skrive adgangskoden for denne kontakt.
Hvis du tidligere har skrevet til samme kontakt, vil koden fra sidst blive indsat automatisk.
IDE: nogle psykologer har lavet en huskeregel, de bruger til at lave en kode.
Det gør det lettere at huske, men husk, at den ikke bør være for let, ellers er der jo ikke meget ide i at sende krypteret. Brug ikke telefonnr., personnummer eller fødselsdag.
F.eks. forbogstaverne i dit navn, dato for første dialog og husnummeret, modtageren bor under. I min situation vil det give en kode, der hedder JPO-100222-31, hvilket ikke vil være så let at gætte for andre.
Brug aldrig samme kode til flere klienter.
Hvis en modtager benytter samme løsning som du (med eget domæne eller lignende), kan du ikke indsætte en kode. Alle mail, der afsendes internt, er altid krypterede.
Send koden til din kontakt
Når du sender en krypteret mail, skal modtageren kende sin kode - denne kan du evt. sende til personen i en sms, eller I kan aftale den på anden vis.
Når en klient besvarer din mail, vil svaret altid være fuldt krypteret, men du skal ikke bruge en kode for at læse den, fordi du er logget ind på mailen.
Opret kontakt i adressebog
Når du afsender en mail, vil systemet automatisk tilføje kontakten til din adressebog.
Hvis du ikke ønsker, at det skal ske automatisk, kan du ændre dette.
Indstilles ved at gå til Indstillinger > Email og klikke ud for Activated
Send mail i HTML
Indsætter du grafik eller bruger fed, farvet eller kursiv i dine mail, skal de sendes som HTML.
Som standard sendes alle mail som HTML, men du kan ændre dette, hvis du ønsker det.
Indstilles ved at gå til Indstillinger > Email og kllkke ud for ‘HTML’.
Lav egen signatur
Du kan indsætte en automatisk signatur, der kommer på alle dine mail.
Signaturen kan indeholde både grafik og tekst.
Indstilles ved at gå til Indstillinger > Email og klikke på blyanten ud for ’Email signature’.
Udsend autosvar
Ønsker du, at der sendes en automatisk besked, når du modtager en mail, kan du oprette beskeden i systemet.
Indstilles ved at gå til Indstillinger > Email og find ’Autoresponder”, hvor du ændrer ‘Deactivated’ ved at klikke på blyanten ud for feltet.
I det nye felt, der åbner, udfylder du med de informationer, du ønsker, og ændrer status fra ‘Deactivated’ til ‘Activated’.
Skal der kun sendes besked ud i et bestemt tidsrum (f.eks. ferielukket), kan dette også indstilles her.
Bemærk, at automatiske mail kun udsendes som tekstmail. Du kan derfor ikke indsætte grafik i disse.
Modtag notifikation ved ny mail
Du kan sætte en notifikation op, der sendes til en anden mailadresse, når du modtager en mail på Psykologmail.dk. Hvis du ikke bruger mailen hver dag, kan det være en god ide.
Hvis du bruger den mobile app, vil du kunne få notifikationer på telefonen.